Inventario

Mi Finca lleva en un solo lugar todo lo que la finca compra y gasta: medicamentos, detergentes, cuajo, alimento, semilla de potrero y hasta guantes. Cada insumo vive en el área en que se usa, y lo que queda de él se calcula sumando sus compras y sus ajustes. El inventario avisa cuando algo se está acabando o está por vencer, pero nunca impide registrar el trabajo del día.

Términos

Área de inventario: Las siete áreas en que se agrupa lo que la finca compra: Reproducción, Higiene de ordeño, Sanidad, Quesería, Alimentación, Potrero y Operación. El área responde a cómo se compra y se usa el insumo en el día a día, y es la que decide en qué pestaña aparece. Es independiente del tipo de ficha que el ítem tenga por dentro: una hormona de sincronización es un medicamento pero se compra para Reproducción, y una jeringa se compra para Sanidad sin ser medicamento. Cada pestaña de área muestra sus medicamentos en una sección aparte cuando tiene alguno — Sanidad siempre, y las demás solo si guardan alguno, como las hormonas en Reproducción —, y lo mismo pasa con los insumos queseros, que Quesería muestra siempre, con las pajillas, que Reproducción muestra siempre, y con el alimento, que Alimentación muestra siempre; en las demás áreas esas secciones aparecen solo cuando guardan algo. Debajo de esas secciones va el resto de insumos generales.Dónde aparece: Panel → Inventario
Insumo: Un ítem genérico de inventario: nombre, área a la que pertenece, unidad en que se consume y, si se quiere, un mínimo para avisar de stock bajo. Al crearlo se puede indicar la cantidad inicial — lo que ya hay en bodega — y entra al historial como «Inventario inicial», sin costo. Con eso ya se puede comprar, ajustar y saber cuánto queda. Un insumo pasa a tener una ficha especializada — medicamento, insumo de quesería, alimento, pajilla — solo cuando algún módulo necesita sus datos propios, como la dosis por kilo o los días de retiro.Dónde aparece: Panel → Inventario (cualquier pestaña de área)
Insumo quesero: La ficha propia de lo que se gasta haciendo queso: cuajo, cultivos, sal, cloruro de calcio, empaque y detergentes de planta. Se le anota el nombre, el tipo, la unidad en que se lleva el stock y, si se quieren, un mínimo para avisar de stock bajo y la cantidad que ya hay en bodega. De ahí en adelante vive en el mismo inventario que todo lo demás: compras con proveedor, precio, número de lote y fecha de vencimiento, ajustes con motivo, historial de movimientos, costo promedio y alertas de stock bajo y de vencimiento. La unidad es la unidad de stock — tres frascos de 100 ml entran como 300 ml — y queda bloqueada en cuanto el insumo tiene movimientos, porque cambiarla dejaría sin sentido todo lo ya registrado. La pestaña de Quesería pone arriba los insumos queseros y debajo los insumos generales (y los medicamentos, si el área tiene alguno), así que lo que ya estaba anotado como insumo general se queda donde está y no hay que pasarlo. El descuento automático al registrar un lote de queso llega con el módulo de quesería.Dónde aparece: Panel → Inventario → Quesería → Insumos queseros
Pajilla: La ficha propia del semen que la finca guarda en el termo, una por toro: el nombre del toro y, si se tienen, su número de registro, la raza y la casa genética. Se le puede anotar cuántas pajillas ya hay guardadas y un mínimo para avisar de stock bajo. De ahí en adelante vive en el mismo inventario que todo lo demás: compras con proveedor, precio, número de lote y fecha de vencimiento, ajustes con motivo, historial de movimientos, costo promedio y alertas de stock bajo y de vencimiento. Lo propio de las pajillas es el descuento: al registrar una inseminación y escoger una pajilla del catálogo se descuenta una sola, con la fecha del servicio. Si después se anula el servicio, la pajilla vuelve; y si se corrige la fecha del servicio, el movimiento se corre con ella, para que el inventario nunca quede fechado distinto de la inseminación. Una monta natural no gasta pajilla, así que no se le puede asignar una. Y un servicio anotado sin escoger pajilla del catálogo queda igual de válido, pero no descuenta nada — el termo no se entera. La unidad, que normalmente es la pajilla misma, queda bloqueada en cuanto hay movimientos anotados. La pestaña de Reproducción pone arriba las pajillas y debajo el resto de los insumos.Dónde aparece: Panel → Inventario → Reproducción → Pajillas
Alimento: La ficha propia del alimento y el forraje, en siete tipos: concentrado, forraje, ensilaje, heno, mineral, suplemento y un «otro» para lo que no encaje en esas categorías. Se le anota el nombre, el tipo, la unidad en que se lleva el stock (normalmente kilogramos) y, si se quieren, un mínimo para avisar de stock bajo y la cantidad que ya hay en bodega. De ahí en adelante vive en el mismo inventario que todo lo demás: compras con proveedor, precio, número de lote y fecha de vencimiento, ajustes con motivo, historial de movimientos, costo promedio y alertas de stock bajo y de vencimiento — el concentrado y los minerales pueden vencer, el heno normalmente no, así que los campos quedan opcionales en los dos casos. Lo propio del alimento es comprarlo por saco: se define cuántos kilogramos trae un saco y el formulario de compra pasa a pedir por paquete — se anota cuántos sacos y el precio por saco, y Mi Finca calcula los kilogramos y el costo por kilogramo (3 sacos de 46 kg a ₡16.100 el saco entran como 138 kg a ₡350/kg; medio saco también vale). Una compra suelta, sin saco, también cabe — un interruptor devuelve la compra a pedir los kilogramos directamente — y el tamaño del saco se puede cambiar en cualquier momento, porque solo describe cómo llega la próxima compra, no los movimientos ya registrados. La unidad en sí es distinta: es la unidad de stock, y queda bloqueada en cuanto el alimento tiene movimientos, por la misma razón que cualquier otra ficha especializada — cambiarla dejaría sin sentido todo lo ya registrado. La pestaña de Alimentación pone arriba el alimento y debajo el resto de los insumos; las demás áreas también lo muestran, una vez que se anota alguno ahí, porque a veces un bloque mineral o una ración de recuperación se compra contra otra área. El descuento por consumo desde un plan de nutrición llega con un módulo futuro.Dónde aparece: Panel → Inventario → Alimentación → Alimento
Compra: Movimiento de entrada que suma existencias: cuánto entró y en qué fecha. Opcionalmente se anota a qué proveedor se le compró, el precio por unidad, el número de lote y la fecha de vencimiento. El precio no es obligatorio, pero es el que alimenta el costo promedio del insumo; el lote y el vencimiento son los que hacen posibles las alertas de vencimiento. Cuando un medicamento se acaba de crear escaneando su etiqueta y la etiqueta traía lote y vencimiento, Mi Finca ofrece abrir esta compra ya llena con esos datos, salvo que en la ficha se haya anotado una cantidad inicial — en ese caso no la ofrece, para no contar dos veces lo mismo. Cuando el insumo ya se ha comprado antes, debajo del campo de precio aparece una línea discreta con lo que costó la última vez — el precio, la fecha y, si lo hubo, el proveedor —, más su equivalente por paquete cuando el insumo se compra por saco. Es solo de referencia: nunca llena el campo de precio por su cuenta, los precios cambian y la cifra del día siempre la escribe quien compra.Dónde aparece: Panel → Inventario → Comprar
Ajuste: Corrección manual de las existencias, siempre con un motivo: merma, vencido, daño, corrección u otro. Va con signo: negativo cuando se perdió, se derramó o se descartó producto, y positivo cuando apareció más de lo que decía el sistema. Es la herramienta para cuadrar el inventario con lo que realmente hay en la bodega. El saldo con que arranca un ítem también es un ajuste, con motivo «Inventario inicial».Dónde aparece: Panel → Inventario → Ajustar
Consumo (descuento por tratamiento): Movimiento de salida que nace del trabajo del día: se genera al registrar un evento sanitario — tratamiento, vacunación, desparasitación o enfermedad con tratamiento — con un medicamento del catálogo. El formulario muestra «Descontar del inventario» con una cantidad ya propuesta, la dosis sugerida por los días de duración, y todo queda editable: se puede subir, bajar, escribir cero o borrar el campo, y en esos dos últimos casos no se descuenta nada. Debajo se propone el lote que vence primero (FEFO), con su fecha y lo que le queda; se puede elegir otro lote o dejarlo en «Sin lote asignado». Si el medicamento se escribió a mano, fuera del catálogo, no hay de dónde descontar y el formulario invita a elegir uno del catálogo. Si la cantidad deja las existencias en negativo aparece un aviso, pero el evento se guarda igual: el registro sanitario nunca se bloquea por inventario. Al anular el evento sanitario, su consumo se libera y el stock vuelve. Marcar con un clic un protocolo pendiente como aplicado no descuenta nada, porque ahí no se pide ni cantidad ni lote: si interesa el descuento, hay que registrar la vacunación completa.Dónde aparece: Panel → Salud → Registrar tratamiento / Registrar evento
Existencias (stock): Lo que queda de un insumo. No se guarda en ninguna parte: se calcula sumando todos los movimientos del ítem, así que siempre refleja lo que está registrado. Puede dar negativo, y eso significa que se anotó consumo antes de cargar las compras que lo respaldan: es una discrepancia para arreglar registrando la compra que falta o haciendo un ajuste. Un stock en cero o negativo nunca impide registrar un tratamiento, una quesería ni ninguna otra operación — el inventario avisa, no bloquea.Dónde aparece: Panel → Inventario
Unidad de consumo: La unidad en la que realmente se gasta el insumo, y en la que se lleva todo el inventario. Si se compran 3 frascos de 100 ml, entran 300 ml, no 3 frascos. Así una dosis de 15 ml se descuenta directo, sin convertir nada ni pensar en envases a medio usar.Dónde aparece: Panel → Inventario
Costo promedio ponderado: El costo por unidad que Mi Finca lleva de cada insumo. Cada compra con precio lo recalcula pesando lo que ya había contra lo que entra, de modo que el promedio se mueve poco si entra poco y mucho si entra mucho. Una compra sin precio suma cantidad pero deja el promedio como estaba. Si las existencias estaban en cero o en negativo, la compra reinicia el promedio con el precio nuevo: promediar contra un stock negativo no daría un número con sentido.Dónde aparece: Panel → Inventario
FEFO (primero el que vence antes): La regla con que Mi Finca decide de qué lote sale lo que se consume: primero el que vence antes, aunque haya llegado después. Así lo que está más cerca de vencerse se usa primero y se tira menos producto. Los lotes sin fecha de vencimiento se dejan de últimos.Dónde aparece: Panel → Inventario
Alerta de stock bajo: Aviso que aparece cuando las existencias de un insumo caen a su mínimo o por debajo. Solo se genera para los ítems que tienen un mínimo definido: si el insumo no lo tiene, no avisa nunca. El mínimo se define al crear o editar el insumo y conviene ajustarlo cuando cambie el ritmo de consumo.Dónde aparece: Panel → Inventario
Alerta de vencimiento: Aviso de los lotes que vencen dentro de los próximos 30 días, y de los que ya se vencieron. Solo se avisa mientras al lote le quede cantidad: un lote que ya se consumió por completo deja de aparecer, aunque su fecha pase. Depende de que la compra se haya anotado con lote y vencimiento.Dónde aparece: Panel → Inventario
Proveedor: A quién se le compra: la veterinaria, la casa de insumos, el vecino que vende el alfalfa. Se guarda con contacto, teléfono, correo y notas, y es compartido por todas las áreas — el mismo proveedor puede venderle a la finca medicamentos y detergente. Se puede crear desde su pestaña o sobre la marcha, dentro del formulario de compra.Dónde aparece: Panel → Configuración → Proveedores
Compras (listado global): El listado global de todo lo que la finca ha comprado, reunido de todas las áreas en una sola página: un filtro de período (este mes, últimos 3 meses, este año o un rango personalizado), más filtros de área y proveedor, acotan la tabla a la pregunta que se esté haciendo. Cada fila es un movimiento de compra — fecha, insumo, área, cantidad y unidad, precio unitario, total, proveedor y lote —, y la tarjeta sobre la tabla suma el gasto y la cantidad de las filas filtradas. Es de solo lectura: nada aquí registra una compra, solo reporta las que ya se registraron desde el botón Comprar de cada área.Dónde aparece: Panel → Inventario → Compras → Compras
Valorización de inventario: Lo que vale la bodega en este momento: cada insumo que todavía tiene existencias, valorado a su costo promedio ponderado, con un subtotal por área y un total general. Un insumo cuyas compras nunca llevaron precio se sigue listando — con sus existencias, porque eso sí es seguro —, pero muestra un guion de «Sin datos» en vez de un valor, y ese guion nunca se cuenta como cero en los totales. Solo aparecen los insumos con existencias por encima de cero; lo vacío o lo negativo no vale nada.Dónde aparece: Panel → Inventario → Compras → Valorización
Reporte de gasto mensual: Un gráfico de barras de doce meses que compara lo que entró contra lo que salió: compras (cantidad × precio unitario, sumadas por mes calendario) contra consumo, ambos en la moneda de la finca. El consumo no tiene precio propio — un tratamiento o una quesería registran una cantidad, no un costo —, así que se valora al costo promedio ponderado actual del insumo, el mismo número que muestra hoy la tabla de valorización. Es una aproximación a propósito: un insumo comprado barato en enero y consumido en agosto se valora al promedio de hoy, no al precio de enero. El costeo exacto mes a mes de lo realmente consumido es un puente hacia el Hito 10 (Financiero), no algo que este reporte prometa.Dónde aparece: Panel → Inventario → Compras → Reportes
Principales proveedores: Todos los proveedores a los que la finca le ha comprado, ordenados por cuánto se les ha gastado, con cuántas compras respaldan ese total. Lee todo el historial salvo que se elija un período — los filtros de área y proveedor que acotan la tabla de Compras no aplican aquí, solo el rango de fechas —, así que el ranking siempre responde «a quién le compra más la finca» y no «quién abastece esta área en particular». Una compra registrada sin proveedor simplemente se deja fuera — no hay a quién acreditársela.Dónde aparece: Panel → Inventario → Compras → Reportes
Alertas de inventario (inicio): Una tarjeta en el panel de inicio, gemela de la de alertas de salud, para que la finca vea los avisos de la bodega apenas abre la aplicación y no hasta entrar a un área. Vigila todas las áreas a la vez y muestra hasta cinco alertas — stock bajo, un lote por vencer, un lote vencido — las más urgentes primero, con un enlace a Inventario cuando hay más. Una bodega sin nada que avisar muestra una simple línea de «sin alertas» en vez de una tarjeta vacía.Dónde aparece: Panel → Inicio